Post Academische Opleidingen Delft

Ook in het Post Academisch Onderwijs is de CoachViewkoppeling van FBI Digital voor WordPress master!

Dat de Post Academische Opleiding Delft – als onderdeel van de TU Delft – een autoriteit is op het gebied van aanvullende scholing Techniek en Management hoeft natuurlijk geen betoog.
Tijdens een eerste gesprek hebben we met elkaar de ins- en outs besproken over de stand van zaken bij PAOTM, wie zij (willen) zijn en besproken welke doelen worden nagestreefd met de nieuwe website.
En wat de reden was voor de keuze voor het werken met het cursusadministratiesoftwarepakket van CoachView.

Achtergrond

Bij PAOTM leeft een sterkte ambitie om de werkzaamheden van de organisatie rondom cursusplanning beter te stroomlijnen ten opzichte van de oude situatie. Met als doel ervoor te zorgen
dat de focus van de werkzaamheden van de medewerkers die zich bezighouden met de planning niet ligt op het herstellen van fouten in de techniek of van foutgevoelig dubbel werk, maar op het maken
van de planning en organisatie rondom de cursussen.
Tijdens een zoektocht naar een serieuze ondersteunende partner om dit doel te bereiken zijn PAOTM en FBI Digital met elkaar in gesprek gekomen en daarna ook – met elkaar in zee – gegaan.

Projectvraag

Er is behoefte aan een nieuwe – meer gebruiksvriendelijke en beter te beheren – website met een nieuw fris design en de al genoemde koppeling aan CoachView.
Dit met als doel een aantal onderdelen van het core werk van PAOTM – de inschrijving en automation van cursisteninformatie te automatiseren.
Daarnaast mag de nieuwe website op gebied van User Experience een duidelijker interface krijgen met betere navigatiestructuur en call-to-actions (buttons).
Op termijn is het de bedoeling om met software als Hotjar of een vergelijkbaar pakket een duidelijker beeld te krijgen van hoe bezoekers zich gedragen op de site om de website ook verder te kunnen optimaliseren en uit te breiden om de bezoekers zo goed mogelijk de informatie te kunnen bieden die ze zoeken.

Onze oplossing

De inrichting van het CoachView platform is essentieel want het is de basis voor de informatie-uitwisseling met de website. Om zeker te weten dat deze inrichting in orde is doen we vooraf een controle om te zien of alles op orde is.
Na overeenstemming met PAOTM over de lay-out gaan we de website bouwen. FBI Digital werkt in een dergelijk project via een methode met design- en ontwikkelsprints van 2 à 3 weken. Vooraf worden in een backlog alle werkzaamheden samengevoegd en doorgesproken als basis voor de ontwikkel sprints, en ook wordt de Definition of done afgesproken tijdens de kick-off sessie, de eerste samenkomst om het project tot in detail voor te bespreken.

Voorafgaand wilden we graag een aantal dingen van PAOTM weten:
– welke trainingen zijn waardevol genoeg om mee voor het voetlicht te treden?
– Wie zijn jullie klanten nu vooral?
_ Is er concurrentie en zo ja, op welk onderdeel onderscheidt PAOTM zich?
– waar liggen de ambities en welke doelgroepen willen jullie – extra – bereiken?
– Wat zijn de Unique Selling Points van het PAOTM?
– Graag ontvangen we inzichten in de statistieken over het afgelopen jaar.
– Welke sites spreken jullie aan qua stijl? En zo ja, waarom? Zijn er goede voorbeelden?

Technieken & diensten

We hebben gekozen voor beproefde technieken. We hebben Coachview via een API gekoppeld aan WordPress om de cursusdata uit te kunnen lezen op de juiste plekken op de site en weer mee te sturen bij inzending van de verschillende formulieren.
Om de techniek nog wat geavanceerder te maken hebben we in een later stadium gebruik van webhooks ingesteld om het aantal API Requests te minimaliseren en updates direct (real time) op te halen. Daardoor wordt minder de API van CoachView minder aangesproken
en worden datalimieten veel minder snel overschreden. Grootste voordeel is dat de data op de website synchroon met de data in CoachView worden bijgewerkt.
Voor medewerkers is het hierdoor gemakkelijker de cursusdata ook direct op de site te controleren!

Resultaat

De website van PAOTM levert het nodige gemak op ten opzichte van de oude situatie. Waar tegenover staat dat men moet wennen aan de nieuwe situatie. Maar dat is een kwestie van tijd.
Inmiddels maakt PAOTM gebruik van ons Servicemanagement met ticketdesk, hebben we onderhoudsafspraken en besteden ze de nodige featurebouw uit bij FBI Digital

Een klant en resultaat waar we trots op mogen zijn en waar innovatie en samenwerking voor verdere ontwikkeling top of mind zijn waarmee beide partijen erg happy zijn.